Afgelasting evenementen

Achtergrond

Als vereniging organiseren wij evenementen buiten onze accommodatie. Hierbij kan gedacht worden aan een cross in de bossen of een looptraining elders.

Het kan voorkomen dat de weersomstandigheden zodanig zijn, dat een evenement moet worden afgelast. Ook kan de slechte staat van het parcours een aanleiding zijn.

Het moet dan eenduidig zijn wie bevoegd is om de beslissing tot afgelasting neemt en hoe daarover gecommuniceerd wordt naar de deelnemers.

Beslisprocedure

Er zijn 2 mogelijkheden:
  1. Er is vooraf een (landelijke) indicatie dat er een probleem is (bijvoorbeeld code geel, oranje of rood afgegeven door het KNMI) of
  2. Er is vooraf geen indicatie dat er een probleem is.

Ad 1: Het is vooraf bekend dat er een probleem is

  • De coördinator (loopgroepen en/of baanatletiek) overlegt met de trainers van dienst op het moment dat de code door het KNMI is afgegeven. Ook de verantwoordelijke persoon van de evenementenorganisatie wordt door de coördinator geïnformeerd. 
 
  • In onderling overleg kan besloten worden om de beslissing tot afgelasting nog even uit te stellen om nadere berichten van het KNMI af te wachten. Wèl wordt op dat moment bepaald op welk moment de beslissing uiterlijk wordt genomen.
 
  • De beslissing wordt uiteindelijk genomen door de coördinator, in zijn/haar hoedanigheid als lid van het bestuur. Zijn/haar besluit is bindend. De coördinator neemt bij zijn/haar afweging niet alleen de situatie ter plaatse in ogenschouw. Ook de bereikbaarheid van het evenement voor de deelnemers is een aandachtspunt (voorbeeld: als er sprake is van ijzel kan dit een reden zijn voor afgelasting, ook al is het parcours zelf in goede staat). De coördinator kan eventueel vooraf nog met andere bestuursleden overleggen.

Ad 2: Er is vooraf geen indicatie dat er een probleem is

  • De trainers van dienst en/of de verantwoordelijke persoon van de evenementenorganisatie constateren dat er een probleem is. Dit kan betrekking hebben op het weer (bijvoorbeeld onweer) of op het parcours zelf (bijvoorbeeld onbegaanbaarheid door gladheid, te diepe plassen e.d.).
  • De coördinator wordt door hen geïnformeerd.
  • De coördinator neemt een besluit. Zijn/haar besluit is bindend. De coördinator kan eventueel met bestuursleden overleggen.

Communicatie

De coördinator is verantwoordelijk voor de communicatie van zijn/haar besluit naar de deelnemers. In overleg kan besloten worden dat de verantwoordelijke persoon van de evenementenorganisatie de communicatie van de coördinator overneemt.
Terug naar boven