Bestuur

Competenties van het bestuur:

Het bestuur is samengesteld uit mensen met verschillende competenties. Als zodanig vormt het bestuur een team, dat:

• Uitdraagt waar de vereniging voor staat (visie),
• Samenwerkt en goede relaties weet te bevorderen,
• Meebeweegt met veranderingen in de omgeving,
• Kritisch kijkt naar het eigen functioneren,
• Openstaat voor kritiek en goed kan luisteren,
• De uitvoering overlaat aan anderen en begeleidt waar nodig,
• Transparant en duidelijk is in de besluitvorming en
• Goed financieel en inhoudelijk beheer voert.

Een goede communicatie met de leden is een vereiste om te voorkomen dat de verbinding met de leden uit het oog wordt verloren.

Bestuursvergaderingen:

Organisatie

Het bestuur vergadert 6 maal per jaar.
 
Binnen het bestuur vormen de coördinatoren de formele brugfunctie naar de trainers. Het bestuur onderhoudt de contacten met de gemeente e.d.

Het bestuur wordt ondersteund door een notuliste en de ledenadministrateur. De laatstgenoemde is incidenteel bij een vergadering aanwezig.

Alle bestuursleden zijn zelf ook actief binnen de club.

Besluitvorming

Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Een besluit is altijd het resultaat van onderling overleg.

Administratieve Organisatie

Functiescheiding

De belangrijkste functiescheiding is binnen de vereniging als volgt geborgd:

• De ledenadminstrateur is uitsluitend verantwoordelijk voor de ledenadministratie. De ledenadministrateur valt onder de supervisie van de secretaris. Vanuit deze ledenadministratie kan de volledigheid van de te ontvangen contributies worden bepaald.
• De penningmeester is verantwoordelijk voor de inning en de verantwoording van de door de ledenadministratie berekende te ontvangen contributies.

Bevoegdheden bestuursleden

Voor alle bestuursleden geldt een gezamenlijke bevoegdheid. Dit houdt in, dat geen enkel bestuurslid "als solist" verplichtingen naar derden kan aan gaan. Er zijn altijd twee handtekeningen vereist. Een en ander is vastgelegd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (zie linkerkolom).

Tekenbevoegdheid betalingen

De penningmeester is tekenbevoegd om betalingen te verrichten.

Financieel beheer

De jaarcyclus is als volgt:

• De jaarbegroting wordt tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) door de penningmeester gepresenteerd. De ALV keurt deze begroting (al dan niet na wijzigingsvoorstellen) goed.
• In het voorjaar en in het najaar stelt de penningmeester een jaarprognose op, waarbij de prognose wordt vergeleken met de begroting. Beide prognoses komen aan de orde tijdens de bestuursvergaderingen. De penningmeester licht significante verschillen toe.
• In de laatste bestuursvergadering vóór de ALV in maart worden de definitieve jaarcijfers in de bestuursvergadering besproken. Ook hier licht de penningmeester de belangrijkste verschillen toe.
• Tenslotte komen deze cijfers in de ALV aan de orde.
• Als de kascontrolecommissie (zie hierna) geen bijzonderheden te melden heeft, wordt de penningmeester gedechargeerd.

Een specifiek onderdeel van het financieel beheer vormen de projecten. Hierbij valt te denken aan evenementen en activiteiten die door de vereniging zelf worden georganiseerd. De werkwijze is hierbij als volgt:

• De verantwoordelijke organisator stelt een begroting op van de te maken kosten en de te verwachten opbrengsten.
• Deze begroting wordt in het bestuur besproken (en al dan niet na wijzigingsvoorstellen) geaccordeerd.
• De verantwoordelijke organisator is vervolgens zelf verantwoordelijk om binnen de begroting van het evenement of de activiteit te blijven. Dreigende overschrijdingen worden vooraf met de penningmeester besproken.
• Na afloop rapporteert de organisator aan de penningmeester.

Het algemene beleid, waarvan de financiën deel uitmaken, is de verantwoordelijkheid van het gehele bestuur.

Kascontrole

Jaarlijks vindt de -statutair verplichte- kascontrole plaats door 2 leden van de kascontrolecommissie. Deze leden worden benoemd tijdens de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.

Betalingsverkeer

Alle betalingen en ontvangsten vinden giraal plaats. Er is geen kasverkeer en dus ook geen kas.
 

Back up van financiële gegevens

Alle financiële gegevens worden in de cloud opgeslagen. Jaarlijks wordt tevens een kopie van deze gegevens door de secretaris opgeslagen.

Ledenadministratie

De ledenadministratie wordt door de ledenadministrateur gevoerd onder de verantwoordlijkheid van de secretaris.

Proces

Aan- en afmelding vindt plaats door nieuwe resp. bestaande leden. De leden melden zich met behulp van het inschrijfformulier op de website aan. De ledenadministrateur monitoort de verwerking van de mutaties en zorgt dat bevestigingen worden verzonden. Deels gebeurt dit automatisch vanuit de software.

Rapportage

Ieder kwartaal wordt een gedetailleerde rapportage opgesteld waaruit de mutaties en de ledenstand blijken. Deze rapportage wordt in de bestuursvergadering besproken. Specifieke aandacht gaat hierbij uit naar de reden van opzegging, omdat de oorzaak hiervoor wellicht bij de vereniging zelf kan liggen.

In de nieuwsbrieven wordt een samenvatting van deze rapportage opgenomen.

Software

Ledenadministratie
De registratie van de leden vindt plaats in "Club Assistent". Dit is een online web-based softwarepakket dat speciaal voor sportverenigingen is ontworpen. Het pakket is in gebruik sinds 2012 en wordt door de leverancier frequent aangepast aan nieuwe ontwikkelingen.

Overige modules
Naast de ledenadministratie zijn ook andere modules van Club Assistent in gebruik, zoals website-module en de mailing-module (met behulp waarvan de nieuwsbrieven worden verzonden).

Door het integrale ontwerp van deze modules kan worden volstaan met een éénmalige vastlegging van records. Zo is bijvoorbeeld een mailadres van een clublid alléén in de ledenadministratie vastgelegd. Dit record vormt tevens de basis voor de vermelding van het betreffende mailadres op de website (als commissielid) en de automatische verzending van de nieuwsbrieven.

Toegangsbeheer
De toegang tot de betreffende modules is overigens direct gerelateerd aan de functie van de betrokkene. De secretaris is de beheerder van de backsite (waarin alle modules zichtbaar zijn). De secretaris is als beheerder bevoegd om te bepalen wie lees- en schrijfrechten krijgen, waarbij de essentie is dat men alleen datgene ter beschikking krijgt dat strikt noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie.

Back up
Back up van de data vindt zeer frequent plaats door Direct Effect, het bedrijf dat Club Assistent heeft ontwikkeld.
 

Binnenkomende post

Analoog
In principe wordt de analoge post verzonden naar het postadres van de secretaris (zie blauwe tekstregel onderaan), aangezien dit het enige postadres is dat vermeld is op de website.

Digitaal
De afzenders van digitale post worden zoveel mogelijk gewezen op het gebruiken van het algemene mailadres (info@taxandria.at) of secretaris@taxandria.at.

In beide gevallen wordt de post ontvangen door de secretaris.
De secretaris beoordeelt de binnenkomende post en stelt vervolgens vast wie de post moet ontvangen.

Het ontvangen van post door de secretaris is een bewuste keuze, die mede is ingegeven door de functiescheiding tussen de secretaris en de penningmeester. Zo komen bijvoorbeeld betalingsherinneringen in eerste instantie terecht bij de secretaris.